Wybór pomiędzy drukami CMR z numeracją a bez numeracji zależy od sposobu zarządzania dokumentacją w przedsiębiorstwie transportowym. Sam formularz, niezależnie od wersji, pełni tę samą funkcję – stanowi międzynarodowy list przewozowy potwierdzający warunki przewozu towaru zgodnie z Konwencją CMR. Numeracja nie jest obowiązkowym elementem dokumentu, jednak może znacząco usprawnić codzienną organizację pracy. W praktyce firmy wykonujące dużą liczbę przewozów najczęściej wybierają formularze numerowane, natomiast mniejsi przewoźnicy częściej korzystają z druków bez numeracji.
Każdy formularz posiada indywidualny numer, dzięki czemu można go łatwo powiązać z konkretnym zleceniem transportowym, fakturą lub dokumentacją magazynową. Jest to szczególnie istotne w firmach, które każdego dnia obsługują kilkadziesiąt lub kilkaset przewozów międzynarodowych.
Numeracja ułatwia przede wszystkim:
Jeżeli przedsiębiorstwo przechowuje dokumentację przez kilka lat, możliwość wyszukania konkretnego CMR po numerze często skraca cały proces z kilku minut do kilkunastu sekund.
Druki bez numeracji sprawdzają się przede wszystkim w firmach korzystających z systemów TMS lub ERP, które automatycznie nadają własny numer każdemu zleceniu transportowemu. W takim modelu przedsiębiorstwo nie potrzebuje dodatkowego oznaczenia na samym formularzu, ponieważ identyfikacja odbywa się poprzez numer zlecenia zapisany w systemie.
Takie rozwiązanie wybierają również przewoźnicy realizujący niewielką liczbę transportów, gdzie ręczne wyszukiwanie dokumentów nie stanowi problemu.
Nie. Ani Konwencja CMR, ani obowiązujące przepisy nie wymagają stosowania numerowanych formularzy. Podczas kontroli drogowej, celnej czy podatkowej najważniejsze jest prawidłowe wypełnienie listu przewozowego – dane nadawcy, odbiorcy, przewoźnika, opis towaru, liczba sztuk, masa oraz miejsca załadunku i rozładunku muszą odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi przewozu.
Numeracja jest natomiast dużym ułatwieniem organizacyjnym. Jeżeli urząd lub klient poprosi o dokument dotyczący konkretnego transportu sprzed kilku miesięcy, odnalezienie go po indywidualnym numerze jest zdecydowanie prostsze niż przeszukiwanie całych segregatorów.
Jeżeli przedsiębiorstwo planuje zwiększać liczbę realizowanych przewozów, warto od początku wdrożyć numerowane formularze. Pozwala to zachować spójny system archiwizacji i ogranicza problemy związane z rosnącą liczbą dokumentów. W praktyce różnica w kosztach zakupu jest niewielka, natomiast korzyści organizacyjne są odczuwalne przez cały okres użytkowania druków.
Przy zamawianiu dokumentów warto zwrócić uwagę na jakość wykonania, czytelność nadruku oraz możliwość wyboru odpowiedniego wariantu. Internetowa drukarnia Druczki.eu oferuje zarówno numerowane, jak i nienumerowane druki CMR, dzięki czemu firma może dopasować formularze do własnego sposobu prowadzenia dokumentacji.
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich przewoźników. Firmy korzystające z własnych systemów numerowania mogą bez problemu pracować na drukach bez numeracji. Jeżeli jednak dokumentacja prowadzona jest głównie w formie papierowej lub przedsiębiorstwo obsługuje dużą liczbę zleceń, CMR z indywidualną numeracją będzie zdecydowanie wygodniejszym wyborem. Ułatwia archiwizację, przyspiesza odnajdywanie dokumentów i zmniejsza ryzyko błędów podczas codziennej pracy.
